(1)入社日に作成する書類
初めて出勤した日には、次の書類を作成します。作成した書類はスキャンし、データでも保存します。
- 従事者名簿(6か月以内、縦3.0cm～4.0cm、横2.4cm～3.0cmの顔写真付き)
- 運転免許証貼付欄(表、裏面)
- 運転免許証の写し(表、裏面)
- 運転代行業務従事制限誓約書(法定)
- 運転代行業務従事誓約書(内規)
また、次の管理データも作成及び整備します。
- 労働者名簿(従業員コードの付与)
- 勤怠予定管理簿
- 勤怠給与管理簿
- 電話帳への登録(従事者証明書用顔写真付き)
- 従事者用LINEグループへの招待
(2)全国運転代行共済への登録(二種のみ)
従事者が二種免許保有者の場合、全国運転代行共済(代行保険)への運転手登録が必要です。組合員専用ページにログインし、必要事項を入力して登録します。
(3)従事者証明書(社員証)用の写真撮影
当社では、従事者の身分を証明するため、勤務中は従事者証明書(社員証)の着用を義務付けています。原則、初回出勤日に顔写真の撮影をし、次回出勤日以降は自身の従事者証明書を着用します。但し、初回出勤日に限り、一種及び二種用の予備社員証を着用しなければなりません。
(4)運転記録証明書の説明
当社では、自動車安全運転センターが発行する「運転記録証明書(過去5年分)」の提出を義務付けています。申込用紙を用いたゆうちょ銀行またはインターネットから申込みができる旨及び交付手数料は従事者本人が負担する旨を説明します。交付は、従事者本人の居住所へ郵送されるので、到着後、当社に提出するよう求め、スキャンし、データでも保存します。
(5)入社時研修の実施
この項目は必ず実施します
乗務する前に、必ず「入社時研修(法定指導)」を実施し、実施した内容については「従事者に対する指導記録簿」に記録し、作成日から2年間保存します。ここでは「料金収受」「約款の内容」「役務提供条件の説明」「随伴用自動車の表示等」「白タク行為の禁止」について重点的に解説し、その他の業務内容についても業務手順等を確認します。